Kontrola ITD w firmie transportowej – jak się przygotować?

Zawiadomienie o kontroli zawiera wykaz dokumentów do przygotowania. Standardowo inspektorzy wymagają dostępu do:

• Dokumenty organizacyjne – zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego lub licencja transportowa, certyfikaty kompetencji zawodowych osób zarządzających transportem, wykaz pojazdów wykorzystywanych do przewozów, dokumentacja potwierdzająca prawo do dysponowania bazą eksploatacyjną.
• Dokumentacja kierowców – umowy o pracę lub umowy cywilnoprawne, akta pracownicze z opisem stanowisk i datami zatrudnienia, zaświadczenia o badaniach lekarskich i psychologicznych, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe (wpis kodu 95 w prawie jazdy), oświadczenia o niepozostawaniu w zatrudnieniu u innych przewoźników.
• Dane z urządzeń rejestrujących – pliki DDD z tachografów cyfrowych (z ostatnich 12 miesięcy), dane z kart kierowców, wykresówki (jeśli firma eksploatuje pojazdy z tachografami analogowymi), wydruki z tachografów.

Rozporządzenie Ministra Transportu z 23 sierpnia 2007 r. określa obowiązkowe terminy pobierania danych:

• Dane z tachografu cyfrowego należy pobierać co najmniej raz na 90 dni. Dodatkowo pobieranie jest wymagane przed wycofaniem pojazdu z eksploatacji, przed przekazaniem pojazdu innemu podmiotowi, w przypadku uszkodzenia tachografu (jeśli pobranie jest możliwe) oraz gdy istnieje ryzyko utraty zapisanych danych.
• Dane z karty kierowcy należy pobierać co najmniej raz na 28 dni. Wcześniejsze pobranie jest konieczne przed rozwiązaniem umowy z kierowcą, przed upływem terminu ważności umowy oraz na żądanie uprawnionego organu.

Za niepobieranie danych w wymaganych terminach grozi kara 500 zł za każdego kierowcę lub pojazd. Pobrane dane należy przechowywać przez minimum 12 miesięcy od daty ich zarejestrowania i zabezpieczyć przed utratą oraz dostępem osób nieuprawnionych.

Systemy monitoringu GPS z funkcją zdalnego pobierania plików DDD automatyzują ten proces i eliminują ryzyko przekroczenia terminów.

Inspektorzy ITD sprawdzają przestrzeganie limitów określonych w Rozporządzeniu (WE) nr 561/2006:

• Dzienny czas prowadzenia pojazdu wynosi maksymalnie 9 godzin. Dwukrotnie w tygodniu może być przedłużony do 10 godzin.
• Tygodniowy czas prowadzenia pojazdu nie może przekroczyć 56 godzin. W ciągu dwóch kolejnych tygodni maksymalny łączny czas jazdy to 90 godzin.
• Przerwy są obowiązkowe po maksymalnie 4,5 godzinach jazdy. Przerwa wynosi co najmniej 45 minut i może być podzielona na dwa odcinki (pierwszy minimum 15 minut, drugi minimum 30 minut).
• Odpoczynek dzienny wynosi minimum 11 godzin w ciągu 24 godzin od zakończenia poprzedniego odpoczynku. Może być skrócony do 9 godzin maksymalnie trzy razy między dwoma odpoczynkami tygodniowymi.

Za prowadzenie pojazdu bez wymaganej przerwy grozi mandat w wysokości 1350 zł. Przekroczenie dziennego czasu jazdy o więcej niż 2 godziny skutkuje karą od 150 do 750 zł w zależności od skali naruszenia.

Problemy z dokumentacją

Nieaktualne badania lekarskie i psychologiczne kierowców to jedna z najczęściej wykrywanych nieprawidłowości. Inspektorzy weryfikują również ważność wpisu kodu 95 potwierdzającego kwalifikacje zawodowe oraz aktualność badań technicznych pojazdów.

Nieprawidłowości w obsłudze tachografu

Typowe błędy obejmują:

• nieprzełączanie selektora na pozycję „odpoczynek” podczas przerw,
• brak ręcznych wpisów na karcie kierowcy przy rozpoczynaniu pracy,
• niewłaściwe ustawienie kraju na początku i końcu dnia pracy,
• brak wydruków potwierdzających czynności wykonywane bez karty kierowcy.

Przekroczenie limitów czasu pracy

Inspektorzy analizują dane z 56 dni poprzedzających kontrolę. Wykrywają przekroczenia dziennego i tygodniowego czasu jazdy, skrócone odpoczynki bez podstawy prawnej oraz brak wymaganych przerw. System monitoringu GPS z funkcją kontroli czasu pracy kierowcy pozwala na bieżąco weryfikować zgodność z przepisami.

Kontrola ITD w przedsiębiorstwie rozpoczyna się od doręczenia zawiadomienia, które określa termin kontroli (minimum 7 dni od doręczenia), zakres kontroli oraz wykaz dokumentów do przygotowania.

Inspektor ma prawo wejścia na teren firmy i do pomieszczeń, w których prowadzona jest działalność lub przechowywane są dokumenty. Może legitymować pracowników, żądać wyjaśnień, przeglądać dokumenty oraz pobierać dane z tachografów i kart kierowców przy użyciu karty kontrolnej.

Maksymalny czas kontroli w ciągu roku kalendarzowego zależy od wielkości firmy –  12 dni roboczych dla mikroprzedsiębiorców, 18 dni dla małych firm, 24 dni dla średnich i 48 dni dla dużych przedsiębiorstw. W przypadku wykrycia poważnych naruszeń ITD może przeprowadzić dodatkową kontrolę trwającą do 7 dni.

Po zakończeniu kontroli inspektor sporządza protokół zawierający ustalenia. Przedsiębiorca ma prawo wnieść zastrzeżenia do protokołu przed jego podpisaniem. Jeśli kontrola wykaże naruszenia, wydawana jest decyzja o nałożeniu kary administracyjnej.

Od decyzji o nałożeniu kary można się odwołać w ciągu 14 dni od jej otrzymania. Odwołanie kieruje się do Głównego Inspektora Transportu Drogowego (GITD) za pośrednictwem organu, który wydał decyzję.

Złożenie odwołania wstrzymuje wykonanie decyzji – firma nie musi płacić kary do czasu rozpatrzenia sprawy. GITD ma 30 dni na rozpatrzenie odwołania. W przypadku negatywnej decyzji pozostaje droga sądowa – skarga do wojewódzkiego sądu administracyjnego w terminie 30 dni od doręczenia decyzji GITD.

Regularne audyty wewnętrzne pozwalają wykryć nieprawidłowości przed wizytą inspektora. Warto weryfikować –  kompletność dokumentacji kierowców (ważność badań, kwalifikacji, umów), terminowość pobierania danych z tachografów i kart kierowców, zgodność ewidencji czasu pracy z danymi z tachografów oraz stan techniczny pojazdów i aktualność przeglądów.

System monitoringu GPS wspiera przygotowanie do kontroli poprzez automatyczne gromadzenie danych o czasie pracy kierowców, alertowanie o zbliżających się terminach pobierania plików DDD oraz generowanie raportów zgodnych z wymaganiami inspektorów. Lokalizatory z funkcją integracji z tachografem dodatkowo upraszczają zarządzanie dokumentacją.

Kontrola ITD w firmie transportowej wymaga systematycznego podejścia do dokumentacji i zarządzania czasem pracy kierowców. Od 31 grudnia 2024 roku inspektorzy weryfikują dane z 56 dni poprzedzających kontrolę, co wydłuża okres potencjalnych naruszeń podlegających sankcjom.

Terminowe pobieranie danych z tachografów (co 90 dni) i kart kierowców (co 28 dni) eliminuje ryzyko kar w wysokości 500 zł za każdy przypadek. Prawidłowa ewidencja czasu pracy i przestrzeganie limitów jazdy chronią firmę przed mandatami sięgającymi kilku tysięcy złotych.

Firma z właściwie prowadzoną dokumentacją i systemem monitoringu floty może traktować kontrolę ITD jako potwierdzenie profesjonalizmu swojej działalności. Systematyczne audyty wewnętrzne i automatyzacja procesów związanych z gromadzeniem danych minimalizują ryzyko wykrycia naruszeń podczas inspekcji.

Jak często ITD kontroluje firmy transportowe?

Zgodnie z przepisami każdy przewoźnik powinien być skontrolowany przynajmniej raz na 5 lat. W praktyce częstotliwość kontroli zależy od oceny ryzyka firmy w systemie ITD – przedsiębiorstwa z wykrytymi wcześniej naruszeniami lub zgłoszeniami od innych podmiotów są kontrolowane częściej.

Ile dni przed kontrolą ITD firma otrzymuje zawiadomienie?

Firma otrzymuje zawiadomienie o planowanej kontroli z minimum 7-dniowym wyprzedzeniem. Zawiadomienie zawiera termin kontroli, jej zakres oraz wykaz dokumentów do przygotowania.

Jak często należy pobierać dane z karty kierowcy i tachografu?

Dane z karty kierowcy należy pobierać co najmniej raz na 28 dni, a dane z tachografu cyfrowego co najmniej raz na 90 dni. Za niepobieranie danych w terminie grozi kara 500 zł za każdego kierowcę lub pojazd.

Za jaki okres ITD kontroluje dane z tachografów?

Od 31 grudnia 2024 roku inspektorzy sprawdzają dane za okres 56 dni poprzedzających kontrolę. Podczas kontroli drogowej kierowca musi być w stanie przedstawić dane z dnia kontroli i 56 poprzednich dni.

Czy można odwołać się od kary nałożonej przez ITD?

Tak, odwołanie można złożyć w ciągu 14 dni od otrzymania decyzji. Odwołanie kieruje się do Głównego Inspektora Transportu Drogowego. Złożenie odwołania wstrzymuje wykonanie decyzji do czasu jej rozpatrzenia.