Obowiązkowy tachograf 
kogo dotyczy, od kiedy i jakie zmiany w 2025-2026

Obowiązek stosowania tachografu dotyczy pojazdów wykorzystywanych do zarobkowego transportu drogowego – zarówno towarów, jak i osób. Zgodnie z Rozporządzeniem (WE) nr 561/2006, tachograf jest wymagany w dwóch głównych przypadkach:

1. w pojazdach o dopuszczalnej masie całkowitej (DMC) powyżej 3,5 tony, które służą do zarobkowego przewozu rzeczy lub osób,
2. w pojazdach przystosowanych do przewozu więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą – niezależnie od DMC.

Obowiązek obejmuje zarówno transport krajowy, jak i międzynarodowy. Dotyczy firm transportowych, ale też innych przedsiębiorstw, które wykonują zarobkowy przewóz – np. firm budowlanych czy komunalnych, jeśli dysponują pojazdami powyżej 3,5 tony i transportują materiały w ramach działalności gospodarczej.

Kto nie musi mieć tachografu?

Rozporządzenie 561/2006 przewiduje katalog wyłączeń. Tachograf nie jest wymagany m.in. w pojazdach do przewozu osób przystosowanych do nie więcej niż 9 miejsc (łącznie z kierowcą) – co obejmuje taksówki i pojazdy osobowe. Wyłączenie dotyczy też pojazdów wykorzystywanych wyłącznie do przewozu na potrzeby własne (pod warunkiem, że prowadzenie pojazdu nie stanowi głównego zajęcia kierowcy), pojazdów rolniczych, leśnych i rybackich poruszających się w promieniu 100 km od bazy, pojazdów służb ratunkowych, sił zbrojnych i straży pożarnej, a także pojazdów poruszających się po drogach wewnętrznych (porty, terminale).

Ważne: wyłączenia nie mają zastosowania automatycznie – przewoźnik musi być w stanie udowodnić, że spełnia warunki danego wyłączenia. W razie wątpliwości warto skonsultować się z branżowym doradcą lub ITD.

To jedna z najważniejszych zmian ostatnich lat w transporcie drogowym. Od 1 lipca 2026 roku obowiązek posiadania tachografu obejmie również pojazdy o DMC od 2,5 do 3,5 tony (tzw. busy, vany dostawcze), które wykonują zarobkowy transport międzynarodowy lub kabotaż. Zmiana wynika z Rozporządzenia (UE) 2020/1054, uchwalonego w ramach Pakietu Mobilności.

Wymagany typ urządzenia to inteligentny tachograf II generacji (G2V2) – dotyczy to zarówno nowych pojazdów, jak i już zarejestrowanych, o ile będą używane w transporcie międzynarodowym po tej dacie. Obowiązek NIE dotyczy pojazdów 2,5–3,5 tony używanych wyłącznie w transporcie krajowym ani pojazdów do przewozu na potrzeby własne (jeśli prowadzenie pojazdu nie jest głównym zajęciem kierowcy).

Warto pamiętać o zasadzie łącznej DMC zestawu: bus z przyczepą może przekroczyć próg 2,5 tony (lub 3,5 tony), nawet jeśli sam pojazd jest poniżej tej wartości. W takim przypadku obowiązek tachografu powstaje dla całego zestawu.

Pakiet Mobilności narzucił również harmonogram wymiany starszych tachografów na inteligentne tachografy II generacji (G2V2) w pojazdach powyżej 3,5 tony wykonujących transport międzynarodowy:

• Do 31 grudnia 2024 r. – wymiana tachografów analogowych i cyfrowych I generacji (G1) na G2V2.
• Do 18 sierpnia 2025 r. – wymiana tachografów inteligentnych I generacji (G2V1, montowanych fabrycznie w latach 2019–2023) na G2V2.
• Od 1 lipca 2026 r. – obowiązek G2V2 w pojazdach 2,5–3,5 tony w transporcie międzynarodowym.

Tachograf G2V2 wprowadza istotne udogodnienia: automatycznie rejestruje przekroczenie granic (bez konieczności ręcznego wpisu przez kierowcę), umożliwia zdalny odczyt danych przez służby kontrolne oraz rejestruje miejsca załadunku i rozładunku. Dla kierowców oznacza to mniej formalności, a dla organów kontrolnych – skuteczniejszą weryfikację.

Sam montaż tachografu to dopiero początek. Przewoźnik jest zobowiązany do regularnego pobierania danych: pliki z pamięci tachografu – co najmniej co 90 dni, pliki z kart kierowców – co najmniej co 28 dni. Dane muszą być przechowywane w oryginalnym formacie cyfrowym (DDD) przez minimum 12 miesięcy i udostępniane na żądanie podczas kontroli ITD.

Tachograf musi być też regularnie kalibrowany – co 2 lata lub po każdej zmianie parametrów pojazdu (np. wymianie opon o innym rozmiarze). Kalibrację wykonują autoryzowane warsztaty posiadające uprawnienia wydane przez Główny Urząd Miar.

Lokalizator GPS z integracją z tachografem – jak w pakiecie FLOTA PROFESSIONAL + CAN + TACHO od ASNET SL – umożliwia zdalne pobieranie plików DDD i danych z kart kierowców, bez czekania na powrót pojazdu do bazy. W firmach, których kierowcy przebywają za granicą przez kilka tygodni, to istotne ułatwienie w utrzymaniu terminów pobierania danych.

Brak wymaganego tachografu G2V2 grozi karą w wysokości 12 000 zł. Kary za naruszenia dotyczące czasu pracy kierowców (rejestrowane przez tachograf) mogą sięgać 10 000 zł. Do tego dochodzą kary za brak terminowego pobierania danych (do 5 000 zł) oraz za manipulację przy tachografie lub fałszowanie zapisów – jedno z najpoważniejszych naruszeń, które może skutkować procedurą utraty dobrej reputacji i cofnięciem licencji transportowej.

Inspektorzy ITD mogą też unieruchomić pojazd podczas kontroli – zarówno w Polsce, jak i za granicą – i skierować go do warsztatu w celu montażu tachografu na koszt przewoźnika.

Jeśli Twoja firma operuje pojazdami 2,5–3,5 tony w transporcie międzynarodowym, do 1 lipca 2026 roku musisz zainstalować tachografy G2V2 w autoryzowanym serwisie, wyrobić karty kierowców (wniosek składa się w Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych – proces trwa kilka tygodni), wyrobić kartę przedsiębiorstwa, przeszkolić kierowców z obsługi tachografu i zasad rejestrowania czasu pracy, a także wdrożyć procedury regularnego pobierania i archiwizowania danych.

Warto zacząć przygotowania z wyprzedzeniem – warsztaty montażowe mogą być przeciążone w okresie poprzedzającym wejście przepisów. Więcej o pierwszych krokach we wdrażaniu monitoringu GPS znajdziesz w artykule o monitoringu floty w małej firmie.

1.   Czy tachograf jest obowiązkowy w busie do 3,5 tony?

Od 1 lipca 2026 roku – tak, jeśli bus o DMC od 2,5 do 3,5 tony wykonuje zarobkowy transport międzynarodowy lub kabotaż. Wymagany jest inteligentny tachograf II generacji (G2V2). Busy używane wyłącznie do transportu krajowego nie muszą mieć tachografu.

2.   Jaki typ tachografu jest obecnie wymagany?

W transporcie międzynarodowym wymagany jest inteligentny tachograf II generacji (G2V2). Tachografy analogowe i cyfrowe I generacji powinny zostać wymienione do końca 2024 r., a tachografy inteligentne I generacji (G2V1) – do 18 sierpnia 2025 r. Od 1 lipca 2026 r. obowiązek G2V2 obejmie też pojazdy 2,5–3,5 tony.

3.   Jaka kara grozi za brak tachografu?

Brak wymaganego tachografu G2V2 grozi karą 12 000 zł. Dodatkowo inspektorzy ITD mogą unieruchomić pojazd i skierować go do warsztatu na koszt przewoźnika. Kary za naruszenia czasu pracy kierowców rejestrowane przez tachograf mogą sięgać 10 000 zł.

4.   Jak często trzeba pobierać dane z tachografu?

Pliki z pamięci tachografu pojazdu należy pobierać co najmniej co 90 dni, a pliki z kart kierowców – co najmniej co 28 dni. Dane muszą być przechowywane w formacie cyfrowym (DDD) przez minimum 12 miesięcy. Lokalizator GPS z integracją z tachografem (np. FLOTA PROFESSIONAL + CAN + TACHO od ASNET SL) umożliwia zdalne pobieranie tych danych.

5.   Czy pojazdy rolnicze muszą mieć tachograf?

Nie – pojazdy rolnicze, leśne i rybackie poruszające się w promieniu 100 km od bazy przedsiębiorstwa są zwolnione z obowiązku stosowania tachografu na mocy art. 13 Rozporządzenia (WE) 561/2006.