Jak wybrać monitoring GPS do firmy?
Analiza kosztów, funkcji i umów abonamentowych

System GPS będzie wykorzystywany każdego dnia przez wiele miesięcy, a często nawet przez kilka lat. Dlatego warto patrzeć nie tylko na cenę abonamentu, ale przede wszystkim na korzyści, jakie rozwiązanie przyniesie przedsiębiorstwu. 

Nie każdy lokalizator GPS sprawdzi się w takim samym stopniu w dwóch różnych firmach. Na rynku dostępnych jest bowiem wielu producentów i modeli. To od konkretnej firmy zależy, czy potrzebuje podstawowej wersji lokalizatora GPS, czy zależy jej dodatkowo na precyzyjnych odczytach, jak parametry silnika czy raport zużycia paliwa i ECODriving.   Najważniejsze jest zrozumienie potrzeb biznesowych i wybór rozwiązania idealnego dla swojej firmy. 

Przedsiębiorcy często kierują się wyłącznie ceną lub wybierają pierwszy system, który znajdą w internecie. Najczęściej popełnianym błędem jest wybór rozwiązania wyłącznie na podstawie ceny oraz brak analizy funkcjonalności. Każdy lokalizator GPS oferuje bowiem odmienne funkcjonalności. To od potrzeb biznesowych zależy, czy lepiej zdecydować się na tańsze rozwiązanie takie, jak podstawowy lokalizator GPS czy bardziej rozbudowane urządzenie z podłączeniem do magistrali CAN i tachografu.

Kolejnym błędem jest pomijanie tego, w jaki sposób działa i funkcjonuje aplikacja lub panel użytkownika, pozwalający kontrolować działanie monitoringu GPS. Nawet najbardziej rozbudowany system nie będzie przydatny, jeśli jego obsługa jest skomplikowana. To intuicyjny panel pozwala szybciej analizować dane i oszczędza czas. 

Pamiętaj, tylko świadomy wybór pozwala uniknąć problemów oraz dodatkowych kosztów w przyszłości.

Tak jak zostało już wspomniane – nie każdy system oferuje taki sam zakres możliwości. Przed podjęciem decyzji o wyborze konkretnego rozwiązania warto sprawdzić, czy obejmuje ono funkcje, które rzeczywiście będą przydatne i są niezbędne w codziennej pracy.

Najważniejsze i najbardziej podstawowe funkcje, niezależnie od rodzaju biznesu i obszaru działalności firmy to:

Lokalizacja pojazdów w czasie rzeczywistym

To podstawowa funkcja każdego systemu monitoringu GPS. Pozwala na bieżące śledzenie pojazdów GPS aby sprawdzić ich aktualne położenie oraz szybko reagować na nieprzewidziane sytuacje. Warto zwrócić uwagę na częstotliwość odświeżania lokalizacji pojazdów.

Historia tras

Dostęp do archiwalnych danych umożliwia analizę przebytych tras, czasu przejazdów i postojów. To cenne źródło informacji, gdy chcemy przeanalizować rentowność i dokonać optymalizacji pracy floty. Najważniejszy jest okres dostępu do zebranych danych, który może wynosić od kilku tygodni do kilku lat.

Raporty i analizy

Nowoczesny system powinien dać możliwość automatycznego generowanie raportów dotyczących: przebiegu i czasu pracy kierowców, czy całościowego wykorzystania floty. To właśnie raporty pozwalają podejmować decyzje na podstawie danych, a nie przypuszczeń.

Powiadomienia i alerty

Przydatnym rozwiązaniem są automatyczne powiadomienia, które można samodzielnie skonfigurować. Są to alerty w czasie rzeczywistym, dotyczące między innymi: opuszczenia przez pojazd wyznaczonej strefy, nieautoryzowanego wykorzystania pojazdu, czy zbyt długim postoju. Dzięki nim przedsiębiorca może reagować na bieżąco, bez konieczności ciągłego obserwowania mapy.

Możliwość skalowania i rozwoju 

Monitoring GPS powinien rozwijać się razem z firmą – wiele przedsiębiorstw zaczyna od kilku pojazdów, jednak wraz z rozwojem działalności flota się powiększa. Dlatego podczas wyboru warto kierować się tym, aby system miał możliwość łatwego dodawania kolejnych pojazdów, rozbudowy o nowe funkcję, a także aby posiadał możliwość zintegrowania go z innymi rozwiązaniami wykorzystywanymi w firmie np. przy pomocy interfejsu API w transporcie ciężkim kluczowa będzie też integracja z platformą PUESC eTOLL oraz SENT.

Porównując oferty, warto uwzględnić wszystkie koszty związane z użytkowaniem systemu.

Sprawdź przede wszystkim:

• koszt urządzenia GPS
• opłatę za montaż
• wysokość abonamentu
• długość umowy
• ewentualne opłaty aktywacyjne
• koszt serwisu
• opłaty za dodatkowe funkcje

Warto także zaznaczyć, że pakiety i oferty mogą różnić się od siebie ze względu na wybrane lokalizatory GPS. Te również różnią się pomiędzy sobą różnymi poziomami funkcjonalności, a  co za tym idzie także ceną. Podczas wyboru najlepiej podejść do tematu kompleksowo i zadać sobie pytanie, jakich funkcji monitoringu GPS realnie potrzebuje firma i w jakim zakresie. 

Przed podpisaniem umowy należy dokładnie przeczytać jej warunki. Najbardziej podstawowe kwestie takie jak: wysokość opłaty, długość umowy oraz kwestie związane z wcześniejszym rozwiązaniem umowy nie budzą wątpliwości i każdy zdaje sobie sprawę z tego, że są najistotniejsze. 

Szczególną uwagę warto zwrócić również na kilka technicznych aspektów:

• Zakres wsparcia technicznego – sprawdź, czy pomoc techniczna jest dostępna w ramach abonamentu oraz jak wygląda proces zgłaszania problemów

• Aktualizacje systemu – dobry monitoring GPS jest stale rozwijany. Warto upewnić się, czy aktualizacje oprogramowania są uwzględnione w cenie usługi.

Sam system GPS i lokalizator to nie wszystko. Równie ważne jest doświadczenie firmy, która go dostarcza. Dobry partner wspiera klienta nie tylko podczas zakupu, ale również w codziennym korzystaniu z monitoringu GPS. W ASNET SL w naszej codziennej pracy stawiamy na jakość i bezpieczeństwo. Pamiętaj – odpowiednio dobrany system monitoringu GPS to inwestycja, która szybko przekłada się na realne oszczędności i lepszą kontrolę nad flotą.Najczęściej zadawane pytania

Ile kosztuje monitoring GPS dla firmy?

Koszt zależy od liczby pojazdów, zakresu funkcji, rodzaju urządzeń (lokalizatorów GPS) oraz warunków umowy. Przed wyborem warto porównać całkowity koszt użytkowania, a nie tylko wysokość miesięcznego abonamentu. 

Czy monitoring GPS sprawdzi się w małej firmie?

Tak. Nawet kilka pojazdów może generować niepotrzebne koszty związane z paliwem, organizacją tras czy przestojami. Monitoring GPS pomaga je ograniczyć niezależnie od wielkości floty.

Czy warto podpisywać długoterminową umowę?

To zależy od warunków współpracy. Przed podpisaniem umowy warto dokładnie sprawdzić okres jej obowiązywania, warunki wypowiedzenia oraz ewentualne dodatkowe opłaty. 

Jakie funkcje monitoringu GPS są najważniejsze?

Największą wartość dla przedsiębiorców mają lokalizacja pojazdów w czasie rzeczywistym, historia tras, raporty, analiza postojów, alerty oraz możliwość optymalizacji pracy całej floty, a także obsługa funkcji takich jak integracje API, eTOLL, SENT i zdalne pobieranie plików DDD z tachografów