Obsługa tachografu
jak działa i jak odczytywać poszczególne oznaczenia?

Tachograf cyfrowy rejestruje aktywność kierowcy w czterech trybach. Każdy z nich ma przypisany standardowy piktogram, identyczny niezależnie od producenta urządzenia (VDO, Stoneridge, EFAS). Poprawne przełączanie między trybami to podstawa prawidłowej ewidencji czasu pracy.

1. Jazda (piktogram: kierownica)– tryb włącza się automatycznie, gdy pojazd rusza. Rejestruje czas prowadzenia pojazdu. Kierowca nie musi go wybierać ręcznie – tachograf przełącza się sam na podstawie sygnału z czujnika ruchu. To ten tryb jest podstawą do obliczania limitów czasu jazdy (max 9h dziennie, z możliwością wydłużenia do 10h dwa razy w tygodniu).
2. Inna praca (piktogram: skrzyżowane młotki / kwadrat z krzyżykiem)– obejmuje wszystkie czynności związane z pracą, które nie są prowadzeniem pojazdu: załadunek, rozładunek, czynności spedycyjne, obsługa pojazdu, prace administracyjne. Kierowca powinien ręcznie wybrać ten tryb za każdym razem, gdy wykonuje pracę poza jazdą. Czas „innej pracy” wlicza się do ogólnego czasu pracy kierowcy (istotne dla limitu 15h w art. 6 ustawy o czasie pracy kierowców).
3. Dyspozycyjność (piktogram: kwadrat / przekreślony kwadrat)– czas, w którym kierowca nie wykonuje żadnej pracy, ale musi pozostawać w gotowości – np. oczekiwanie na załadunek, jazda jako drugi kierowca w załodze dwuosobowej, oczekiwanie na odprawę na granicy. Dyspozycyjność nie jest odpoczynkiem, ale nie wlicza się do czasu jazdy.
4. Odpoczynek / przerwa (piktogram: łóżko)– czas wolny, w którym kierowca dysponuje swoim czasem bez ograniczeń. Tachograf przełącza się w ten tryb automatycznie po zatrzymaniu pojazdu (w większości modeli), ale kierowca powinien to zweryfikować – szczególnie jeśli po zatrzymaniu wykonuje inne czynności (np. rozładunek). Poprawne rejestrowanie odpoczynków jest kluczowe, bo to na ich podstawie ITD ocenia, czy kierowca przestrzega wymaganych przerw (45 min po 4,5h jazdy) i odpoczynków dziennych (min. 11h lub 9h w wersji skróconej).

Tachograf posiada też tryb OUT (poza zakresem), oznaczony piktogramem „OUT”. Służy do rejestrowania czasu, w którym pojazd porusza się, ale nie podlega przepisom Rozporządzenia 561/2006 – np. jazda po drogach prywatnych, wewnętrznych (plac budowy, teren portu) lub jazda pojazdem wyłączonym z obowiązku stosowania tachografu (np. dojazd pojazdem osobowym do bazy).

Tryb OUT należy włączyć ręcznie przed rozpoczęciem jazdy poza zakresem. Po zakończeniu – wyłączyć. Nadużywanie trybu OUT (np. żeby „ukryć” czas jazdy) jest traktowane jako manipulacja i grozi poważnymi konsekwencjami.

Poprawna procedura na początku dnia wygląda następująco: kierowca wkłada kartę do slotu 1 tachografu (slot 2 jest dla drugiego kierowcy w załodze). Tachograf odczytuje kartę i wyświetla dane z ostatniej zarejestrowanej aktywności. Jeśli od ostatniego wyjęcia karty do jej ponownego włożenia minął czas, tachograf pyta o wpis ręczny – kierowca powinien uzupełnić, co robił w tym czasie (odpoczynek, inna praca, dyspozycyjność). Pominięcie wpisu ręcznego to jedno z najczęstszych naruszeń wykrywanych podczas kontroli.

Po uzupełnieniu wpisów kierowca wybiera kraj, w którym rozpoczyna pracę (wpis kraju – obowiązkowy). Tachografy inteligentne II generacji (G2V2) rejestrują przekroczenie granic automatycznie na podstawie GPS, ale wpis kraju na początku i końcu dnia pracy nadal jest wymagany.

W załodze dwuosobowej obaj kierowcy wkładają karty do tachografu – prowadzący do slotu 1, drugi kierowca do slotu 2. Czas drugiego kierowcy rejestrowany jest jako dyspozycyjność (gdy pojazd jedzie) lub odpoczynek (gdy stoi). Przy zamianie ról karty nie trzeba wyjmować – wystarczy je fizycznie zamienić między slotami lub użyć funkcji zamiany na urządzeniu (zależnie od modelu).

Tachograf cyfrowy umożliwia generowanie wydruków termicznych. Kierowca powinien umieć wykonać wydruk na żądanie inspektora ITD. Najczęściej wymagane wydruki to: wydruk dzienny z karty kierowcy (pokazuje aktywności z wybranego dnia), wydruk dzienny z pamięci tachografu (dane zarejestrowane przez urządzenie niezależnie od karty) oraz wydruk zdarzeń i usterek.

Na wydruku znajdziesz m.in.:

• dane kierowcy (imię, nazwisko, numer karty),
• numer rejestracyjny pojazdu,
• rozbicie aktywności na poszczególne tryby (jazda, inna praca, dyspozycyjność, odpoczynek) z dokładnymi godzinami,
• łączny czas jazdy,
• przebytą odległość,
• ewentualne zdarzenia (np. jazda bez karty, przekroczenie prędkości).

Warto pamiętać, że kierowca musi podpisać wydruk odręcznie.

System tachografów cyfrowych opiera się na czterech typach kart chipowych, z których każda ma inną funkcję.

• Karta kierowcy – indywidualna, wydawana na 5 lat, rejestruje aktywność konkretnego kierowcy; należy ją mieć przy sobie zawsze podczas pracy.
• Karta przedsiębiorstwa – umożliwia pobieranie danych z tachografu i blokowanie dostępu do nich dla osób nieupoważnionych; jest przypisana do firmy.
• Karta warsztatowa – dla autoryzowanych serwisów, umożliwia kalibrację i konfigurację urządzenia.
• Karta kontrolna – dla służb kontrolnych (ITD, Policja), pozwala na odczyt danych podczas kontroli.

Wniosek o kartę kierowcy składa się w Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych (PWPW). Czas oczekiwania to zazwyczaj kilka tygodni – warto złożyć wniosek z wyprzedzeniem, szczególnie w kontekście nowego obowiązku tachografu dla busów 2,5–3,5 tony od 1 lipca 2026 roku.

Na podstawie praktyki kontrolnej ITD do najczęstszych naruszeń należą: jazda bez włożonej karty kierowcy (lub z kartą innego kierowcy), brak wpisów ręcznych po włożeniu karty (nieuzupełnienie czasu między wyjęciem a włożeniem karty), niewłaściwy tryb pracy – np. rejestrowanie rozładunku jako „odpoczynek” zamiast „inna praca”, brak wpisu kraju na początku lub końcu dnia pracy, oraz niewykonywanie wydruków kontrolnych na żądanie inspektora.

Każde z tych naruszeń może skutkować mandatem – zarówno dla kierowcy, jak i dla przewoźnika (jeśli firma nie zapewniła odpowiedniego szkolenia lub organizacji pracy). Szczegóły dotyczące kar znajdziesz w artykule o obowiązkowym tachografie.

Przepisy wymagają, aby dane z pamięci tachografu były pobierane co najmniej co 90 dni, a dane z kart kierowców – co najmniej co 28 dni. W firmach z kilkudziesięcioma pojazdami ręczne pobieranie danych w serwisie lub na bazie bywa logistycznie trudne – szczególnie gdy kierowcy przebywają za granicą przez dłuższy czas.

Lokalizator GPS z integracją z tachografem – jak w pakiecie FLOTA PROFESSIONAL + CAN + TACHO od ASNET SL – umożliwia zdalne pobieranie plików DDD i danych z kart kierowców bez konieczności wizyty pojazdu w serwisie. Dane przesyłane są przez łącze komórkowe i dostępne w systemie zarządzania flotą. To ułatwia dotrzymywanie terminów pobierania danych i zmniejsza ryzyko kar za brak terminowego odczytu (do 5 000 zł).

1.   Jakie są cztery tryby pracy na tachografie cyfrowym?

Tachograf rejestruje cztery tryby aktywności: jazda (piktogram kierownicy – włącza się automatycznie), inna praca (skrzyżowane młotki – załadunek, rozładunek, czynności administracyjne), dyspozycyjność (kwadrat – oczekiwanie w gotowości) i odpoczynek/przerwa (łóżko – czas wolny kierowcy). Dodatkowo dostępny jest tryb OUT – poza zakresem stosowania przepisów.

2.   Czym jest wpis ręczny na tachografie i kiedy jest wymagany?

Wpis ręczny to uzupełnienie aktywności za czas, gdy karta kierowcy nie była w tachografie – np. odpoczynek nocny, dojazd do pojazdu lub inna praca poza pojazdem. Po włożeniu karty tachograf pyta o uzupełnienie tego czasu. Pominięcie wpisu ręcznego to jedno z najczęstszych naruszeń wykrywanych podczas kontroli ITD.

3.   Jak często trzeba pobierać dane z tachografu?

Dane z pamięci tachografu pojazdu należy pobierać co najmniej co 90 dni, a dane z kart kierowców – co najmniej co 28 dni. Pliki muszą być przechowywane w formacie DDD przez minimum 12 miesięcy. Lokalizator GPS z integracją z tachografem (np. FLOTA PROFESSIONAL + CAN + TACHO od ASNET SL) umożliwia zdalne pobieranie tych danych.

4.   Co oznacza tryb OUT na tachografie?

Tryb OUT (poza zakresem) służy do rejestrowania czasu, gdy pojazd porusza się, ale nie podlega przepisom Rozporządzenia 561/2006 – np. jazda po drogach wewnętrznych (plac budowy, teren portu). Tryb należy włączyć i wyłączyć ręcznie. Nadużywanie trybu OUT jest traktowane jako manipulacja i grozi poważnymi konsekwencjami.

5.   Jakie wydruki z tachografu może zażądać inspektor ITD?

Inspektor może zażądać: wydruku dziennego z karty kierowcy (aktywności z wybranego dnia), wydruku dziennego z pamięci tachografu oraz wydruku zdarzeń i usterek. Kierowca musi umieć wykonać te wydruki i podpisać je odręcznie. Odmowa lub nieumiejętność wykonania wydruku może skutkować mandatem.